Les entreprises gaspillent en moyenne 850 heures par an pour créer leurs rapports RH

Le temps nécessaire aux entreprises pour créer, administrer leur reporting HCM professionnel et stratégique dépasse les 2 jours par semaine selon une nouvelle étude mondiale menée par le cabinet d’études Vanson Bourne pour SuccessFactors

Une étude mondiale publiée aujourd’hui par SuccessFactors, an SAP Company, révèle que les entreprises passent en moyenne 17 heures par semaine pour produire leurs rapports. De plus en plus de temps est consacré à fournir des rapports RH au sein des entreprises, au premier chef parce que 72% d’entre elles ont vu leurs besoins en rapports sur leur main d’œuvre progresser au cours des cinq dernières années.

Cette enquête, qui porte sur 1300 responsables RH, Finance et IT dans le monde, a été conduite par le cabinet d’étude Vanson Bourne. Elle révèle aussi que 72 % des entreprises déclarent que leurs employés sont de plus en plus dispersés d’un point de vue géographique. La conséquence est que 51% d’entre elles ont de plus en plus de mal à connecter de multiples jeux de données alors qu’elles doivent faire face à de multiples systèmes, à des données structurées et non structurées, ce qui rend le reporting de plus en plus problématique. Ainsi, à peine un quart (22%) des répondants de cette étude mondiale se considèrent comme très efficaces pour gérer l’analytique à propos de leur employés.

« Disposer des bonnes personnes, dans les bons rôles, concentrées sur les bonnes choses est reconnu comme un avantage compétitif par des sociétés de toutes tailles. Disposer d’informations fiables et à la demande sur la main d’œuvre à tout moment est aussi critique et requis par les dirigeants de l’entreprise », explique Shawn Price, président, SuccessFactors, SAP Cloud. « Des retards dans le développement de rapports détaillés sur vos effectifs auront un impact sur la capacité des RH à délivrer une valeur stratégique pour l’entreprise. La vitesse et la nature globale de l’entreprise moderne requièrent des outils RH analytiques en cloud à même d’analyser les informations sur votre main d’œuvre et de fournir des indications précieuses pour vous aider prédire vos besoins en main d’œuvre, les profils requis et les endroits où vous en aurez besoin et mettre en place les plans nécessaires pour faire face à ces besoins ».

L’impact de la mondialisation

L’une des conséquences de la dispersion grandissante de la main d’œuvre à travers le monde est que la moitié des organisations interrogées (51%) utilisent des systèmes différents pour les différents territoires sur lesquels elles opèrent et que, sur ce total, 47% ont des systèmes différents dans chaque pays. La gestion de multiples systèmes sur différents réseaux et territoires est donc devenu un défi pour près de quatre entreprises sur dix (39%). Dans le même temps, le besoin d’avoir un système RH adapté aux besoins locaux est devenu l’un des principaux défis pour environ la moitié des sociétés interrogées (45%).

La globalisation des entreprises a aussi un impact sur les employés et leur besoin d’accéder aux informations en déplacement. Les employés veulent en moyenne que 47% de leurs applications métiers soient disponibles sur leurs terminaux mobiles. C’est ce qui explique que de nombreuses organisations désirent optimiser leurs processus. Seules un peu moins de la moitié des entreprises (49%) voient la réduction des coûts comme l’une des raisons clés pour revoir leurs systèmes RH.

Le rôle de la technologie et du cloud

Huit organisations sur dix (81%) pensent que le cloud computing peut apporter des bénéfices à leurs départements RH et plus spécifiquement afin de permettre aux systèmes RH d’évoluer de façon plus flexible et de réagir plus rapidement aux besoins de l’organisation. Les sondés citent plusieurs bénéfices en particulier :

  • Permettre aux systèmes RH d’évoluer plus rapidement (32%),
  • Réduire les besoins de maintenance coûteux (31%),
  • Et garantir que les systèmes sont à jour (31%).

En dépit de cet accent mis sur les solutions en mode cloud, les relations entre les RH et l’IT demeurent importantes : deux tiers des organisations déclarant que leurs départements RH ont accru leur dépendance vis à vis des services IT. Avec l’accroissement des besoins métier RH en matière de reporting et d’analytique, cette dépendance devrait être durable. Toutefois, lorsque les départements RH disposent de bons outils en matière de planning et d’analytique, ils peuvent de plus en plus prendre leur destin en main sans avoir à s’appuyer sur l’IT et sur les analystes métier.

« Les changements démographiques qui affectent la main d’œuvre et les changement dans les modes de travail des salariés ajoute une nouvelle dimension de complexité aux demandes vis à vis des systèmes RH », explique Shawn Price. « On attend non seulement des entreprises qu’elles fournissent un accès aux applications métier, à tout moment et sur tout type de terminal, mais aussi qu’elles fournissent à des équipes de plus en plus performantes et interconnectées à distance les outils permettant une collaboration efficace ».

S’aligner avec les besoins métiers

Près d’un tiers des organisations (32%) voit le besoin d’avoir une source unique de d’analyse comme l’un des défis les plus importants dans l’exploitation et la maintenance de leurs systèmes RH cœur. Ceci n’est pas une surprise si l’on garde à l’esprit le fait que 42% pensent que trouver un système unique à même de répondre à leurs besoins est un défi.
Ceci mène à des situations où les entreprises doivent interconnecter des jeux de données multiples. Dans les organisations où il n’est pas toujours possible de fournir le niveau attendu de donnés, les outils analytiques échouent à avoir un impact sur la politique d’entreprise, du fait du manque de profondeur (38%), de données non fiables (38%) ou d’un reporting qui l’est pas aligné avec le reporting du reste de l’organisation (37%).

Même si la demande de rapports est en hausse, des rôles différents dans l’entreprise ont des vues différentes sur les rapports que les RH sont à même de produire. Cela est lié à la fois à la façon dont ces départements fonctionnent, mais aussi aux informations qu’ils peuvent extraire des données à leur disposition. Environ la moitié (55%) des ITDMs pense que structurer et réaliser des analyses avec leurs systèmes RH actuels est un défi, contre 45% des HRDMs et 42% des FDMs. En termes de résultats, un tiers des ITDMs affirment que leurs systèmes RH fournissent toujours suffisamment de données pour évaluer leur stratégie business, comparé à un quart (24%) des HRDMs et juste 12% des FDMs.

Shawn Price ajoute: « Toutes les lignes métier profitent d’un meilleur niveau d’information et de compréhension de leur main d’œuvre. Le défi actuel et de créer une stratégie HCM permettant aux différentes business units de disposer des informations nécessaires pour gérer leur personnel. Le résultat est que l’organisation RH passe moins de temps à créer des rapports qui ne donne guère plus qu’une vue du passé et plus de temps à comprendre ce dont ils auront besoin à l‘avenir – à savoir fournir à l’entreprise un HCM de pointe ».

Des soucis sur la conformité

Plus de la moitié des entreprises (53%) ont une totale confiance quant à la conformité de leurs systèmes RH, tandis qu’un tiers de plus pensent être totalement en conformité ; les répondants basés aux Etats-Unis et en Allemagne sont les plus confiants. Parmi les entreprises qui ont des divisions dans plusieurs pays, les trois quarts (75%) autorisent des variations en matière de conformité. Sur ce total, la plupart utilisent leurs systèmes RH pour les assister dans la plupart ou la totalité des pays où ils opèrent. Toutefois, parmi ces entreprises qui autorisent des variations marginales, seul un tiers (34%) indique qu’il s’agit d’un processus très simple, une preuve que la majorité des entreprises ont encore des défis à résoudre. Et ceci est confirmé par le fait que pour plus d’un tiers (36%) des organisations interrogées, les problèmes de conformité sont la raison principale pour laquelle elles entendent refondre leur système RH actuel.

Pour en savoir plus sur ce rapport de recherche, merci de visiter : Driving HR Impact in a Changing World: Connecting a dispersed workforce with Core HR and Analytics

A propos de SAP
Leader des applications d’entreprise, SAP (NYSE : SAP) fournit aux entreprises de toutes tailles et de tous secteurs les moyens logiciels d’une meilleure gestion. Du back office à la direction, de l’entrepôt à la vente, quel que soit le terminal d’utilisation (ordinateur, terminal mobile), les applications SAP permettent aux collaborateurs et aux organisations de travailler plus efficacement ensemble et de s’appuyer sur des tableaux de bord personnalisés afin de conserver leur avance dans un contexte concurrentiel.
Les applications et services SAP offrent à plus de 248 500 clients (y compris les utilisateurs des solutions de SuccessFactors) la possibilité d’être rentables, de s’adapter continuellement et de croître durablement. Pour plus d’informations, consultez le site http://www.sap.com.

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