Hotel Urbano integra software de gestão da SAP em seu sistema de vendas online

Agência de viagens online líder no Brasil adota o software de gestão SAP Business One para automatizar o controle financeiro e seguir crescendo no mercado de turismo

Desde que foi fundado, em janeiro de 2011, o Hotel Urbano tornou-se a agência de viagens online líder no mercado brasileiro. Para se ter uma ideia de sua operação, diariamente, a empresa oferece mais de três mil opções de viagens para os principais destinos turísticos do Brasil e do exterior em seu site, além de mais de 180 mil opções de hospedagens em todo o mundo.

O crescimento do Hotel Urbano pode ser traduzido em números: apenas em 2012, comercializou 1,6 milhão de diárias, o que significa mais de uma diária vendida a cada 20 segundos. Para este ano, a empresa espera superar a marca de 2,5 milhões de diárias vendidas.

Todas essas transações são realizadas por meio de uma plataforma online chamada Admin, desenvolvida internamente pela equipe de Tecnologia da Informação (TI) do Hotel Urbano. Através desse sistema, a agência publica todas as suas ofertas, que mudam diariamente, e administra e gerencia as vendas das diárias e pacotes via site.

De fato, a solução possui capacidade para lidar com o grande volume de vendas. No entanto, a partir de um dado momento, os controles financeiros que seguem as vendas, que eram realizados manualmente através de planilhas, ficaram muito difíceis de gerenciar. "O volume de vendas cresceu muito e começamos a não mais dar conta de seguir com processos manuais para fechamento financeiro", afirma Eduardo Sampaio, gerente financeiro de projetos do Hotel Urbano.

Melhoria da gestão financeira
No início de 2012, o Hotel Urbano entendeu que era hora de implementar uma solução de gestão corporativa para automatizar os processos financeiros por trás de seus serviços. A companhia optou pelo SAP Business One, e escolheu a Artsoft Sistemas, parceira de integração da SAP, para cuidar do projeto de implementação da solução. "O Admin lida muito bem com os processos peculiares do Hotel Urbano, bem como com o grande volume de vendas realizadas diariamente através do nosso site", diz Sampaio. "Por isso mesmo queríamos uma solução que pudesse ser facilmente integrada a ele, ao invés de substituí-lo."

Uma equipe de 15 profissionais, entre especialistas de TI do Hotel Urbano e consultores da Artsoft Sistemas, integrou o SAP Business One ao Admin em apenas cinco meses. Apesar da engenharia complexa e de processos que mudam rapidamente – e mudaram ao longo do projeto –, a implementação do SAP Business One foi simples. "Primeiramente porque o SAP Business One é uma solução de fácil implementação para empresas de pequeno e médio porte, mas também porque o Hotel Urbano tem seus processos muito bem desenhados", comenta Pedro Patricio, diretor comercial para SAP BusinessOne na SAP Brasil.

Processos mais ágeis
Hoje o SAP Business One cuida de toda a parte financeira do Hotel Urbano. O Admin realiza as vendas e envia para o novo sistema de gestão as informações sobre valores, formas de pagamento, validade do pacote e números de pedido de cada compra. A partir daí o SAP Business One cuida de todo o processo, até a emissão das notas fiscais para o cliente. “As informações são passadas à área de Contas a Pagar, que faz a comunicação bancária e, então, emite as notas fiscais de serviços”, detalha o executivo. Também ficam a cargo do SAP Business One os processos de fechamento financeiro do Hotel Urbano.

Com o SAP Business One, o Hotel Urbano ganhou muito mais velocidade em suas rotinas contábeis e fechamento financeiro. “Hoje temos muito mais agilidade e dinamismo em nossos processos”, afirma Sampaio.

Inteligência do negócio
Além de processos mais rápidos e confiáveis, o Hotel Urbano passou a contar com relatórios detalhados sobre os seus negócios. O SAP Business One gera dashboards que permitem aos executivos do Hotel Urbano identificar as regiões para as quais mais vendem, bem como os destinos turísticos mais procurados. Também é possível saber quais os tipos de produtos, parceiros de hospedagem ou companhias aéreas mais rentáveis. "Isso nos permite oferecer os melhores pacotes ao mercado, com a certeza de lucratividade para a empresa também", afirma Sampaio. "Além disso, estamos preparados para tomar ações promocionais e de negócios em tempo real de forma a assegurar ofertas valiosas aos nossos clientes", celebra o executivo.

Do ponto de vista tecnológico, o Hotel Urbano está preparado para rapidamente absorver mudanças em seus processos de negócios. "O SAP Business One é simples de ser configurado e permite ajustes rápidos. Assim estamos sempre preparados para atender a novas demandas de mercado antes mesmo que elas impactem nosso negócio”, conclui.

Com a adoção da solução SAP o Hotel Urbano ganhou fôlego para seguir crescendo rapidamente. Tanto é assim que a companhia trabalha com a expectativa de chegar a um faturamento de R$ 450 milhões em 2013, ante receita de R$ 280 milhões registrada em 2012.

Os resultados do rápido processamento de dados financeiros, somado à facilidade de contar com informações relevantes que garantem inteligência ao negócio já levam o Hotel Urbano a estudar a adoção do SAP HANA como forma de ganhar ainda mais velocidade no levantamento e análise de relatórios e dashboards que suportam decisões estratégicas na companhia.

Sobre o Hotel Urbano
Fundado em janeiro de 2011, o Hotel Urbano nasceu para conectar pessoas aos seus sonhos, tempo livre ao lazer e economia à qualidade de vida. Ao longo dos últimos dois anos, tornou-se a agência de viagens online líder no mercado brasileiro, com mais de 15 milhões de clientes cadastrados e mais de 2 milhões de diárias de hospedagem vendidas dentro do Brasil e também no exterior. Com sede no Rio de Janeiro e escritório em São Paulo, a empresa quebrou paradigmas ao ser a primeira pontocom brasileira a abrir uma loja conceito própria, marcando presença também no ambiente offline. A companhia tem entre os seus investidores o fundo americano Insight Ventures Partners. Com mais de 7,5 milhões de fãs no Facebook, a companhia possui ainda a maior fanpage do setor de viagens em todo o mundo. A empresa possui um quadro de 400 funcionários e registrou faturamento de R$ 280 milhões em 2012, cifra que deve chegar a R$ 450 milhões este ano.

Sobre a SAP
Como líder do mercado mundial de aplicações de software empresarial, a SAP (NYSE: SAP) ajuda empresas de todos os tamanhos e setores do mercado a funcionar melhor. Ao abranger desde a operação à análise executiva e de desktops até dispositivos móveis, a SAP capacita pessoas e organizações a trabalhar juntas e a explorar os negócios com mais eficiência para manter-se à frente da concorrência. Os serviços e aplicativos da SAP dão a mais de 238 mil clientes no mundo (incluindo aqueles provenientes da aquisição da SuccessFactors e Ariba) condições para operar, decidir, adaptar e colaborar melhor e crescer com sustentabilidade. Para mais informações, acesse www.sap.com.br, a sala de imprensa http://brasil.news-sap.com/ e siga no Twitter @SAPNotíciasBR.

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